RFP（提案依頼書）テンプレート【書き方無料サンプル】最新版

　 　　 　

RFPとは？

企業がWebサイトの構築やシステム開発などを発注する際に、発注先となる制作会社に渡す要件などを取りまとめた仕様書のことを指します。日本語では、「提案依頼書」や「見積依頼書」などと呼ばれることがあります。
この「RFP」を受け取った制作会社は、RFPに基づいて企画を立て、提案書や見積り等を作成します。
そして発注側の企業はその提出物を評価して、発注先の選定を行います。
RFPには決まった書式はありませんが、Webサイトや開発するシステムの「概要」や「目的」、「ターゲット」、「必要機能」、「予算」、「納期」から「成果・目標」、「契約条件」など具体的な要求を盛り込む必要があります。また、コンペの場合「提出費用」や「選定費用」を盛り込む場合もあります。
このように、要件をまとめて明記することで、社内や制作会社と“共通認識”を持つことができるというのがRFPの最大のメリットになります。

RFPの重要性

Webやデジタルを活用した顧客体験向上を目指す上では、Webサイトのリニューアル・コンテンツの強化を含め、数多くの手段・施策が考えられますが、プロジェクトには予算やスケジュールの制約があるため、優先順位を明確にするRFPの存在が非常に重要です。

RFPが無い・または要望や要件などの情報の整理が不十分なままプロジェクトを進めてしまうと、多くの抜け漏れが生じ、遅延や失敗など大きな損失に繋がってしまいますので、
リニューアルやシステム導入前には抜かりの無いRFPを作成・または実績のある業者に依頼することが基本です。

RFPの内容と書き方

現状サイトの状況や課題、要件など正しい情報を伝え、最適な提案に導くことがRFPの目的になります。
下記はRFPの項目のほんの一部になり、実際は更に細分化した内容を記入し、プロジェクトの概要の説明から細部の要件まで抜けや漏れがないよう明確化します。

記入内容の例

①基本情報・プロジェクトの概要
・企業理念や会社情報
・提案依頼に至る背景
・現状の課題
・対象サイト　など

②現状サイトの状況
・サイトの規模
・アクセス数等の現状データ
・運用体制やフロー　など

③プロジェクトの概要
・目的
・ゴール
・期待すること
・スケジュール、リリース予定日、条件
・想定KPI
・ターゲット
・予算
・スコープ（依頼範囲や内容）
・運用保守条件　など

④機能・非機能要件
・デザイン要件
・アクセシビリティ要件
・セキュリティ
・デバイス・オペレーティングシステム・ブラウザ
・品質
・システム要件
・性能要件
・CMS要件　など

⑤契約条件
⑥選定スケジュール
⑦問い合わせ窓口


※RFPの内容の一例になります。

書き方・フォーマット

Word形式やパワーポイント形式で作成するのが一般的ですが、Excel形式で記入するケースもあります。

書き方としては、「何を実現したいのか」という要求が明確に伝わるよう
実現したい将来像をしっかりと描く必要があります。
（記入の参考となるようテンプレートを配布しておりますので、ページ下部の専用フォームよりご請求ください。）

大規模なWebサイトのリニューアルやシステム構築等のケースでは
RFP作成の前段階で現状把握や課題の抽出など調査・分析、戦略策定のフェーズが重要になり
Web・デジタル改善の専任体制や専門的な知識をもつ担当者がいない限り、自社での作成は困難になるかと思います。

RFPの作成自体を依頼する

前述のとおり、RFPは発注先が制作会社、ベンダーなどに具体的に何をしてもらいたいかの提案要求をまとめた依頼書になり、プロジェクトを成功させる上で非常に重要になります。
しかし、RFPの作成においても専門用語や専門知識が必要になり、精度の高いものが作れないケースがあります。Webサイト構築に関するRFP作成についても、発注する側の企業内で作成するケースがほとんどでしたが、RFPの制作自体を外部へ依頼するケースが増えているようです。その背景としては昨今、Webサイトの役割が増え、関連する部門や人が多くなり、意見や希望の吸い上げが難しくなったことや、対応する端末もPCから携帯電話、スマートフォン、スマートタブレットなどと増えたことで要件も複雑化し、専門知識の必要性も以前より高まったことなどがあげられます。
社内でRFPを作成する場合はRFPに記載する項目から検討し、Webサイトやシステムに関連する様々な部門や担当者などから意見の収集や目的のすり合わせなどを行う必要がありますが、外部に委託する場合、もちろん業者によってサービスの内容は変わりますが、基本的に項目の設計や社内のヒアリングなども含めて対応を依頼できるため、担当者の手間が大幅に削減されるのと、専門家が対応するため精度の高いRFPが作成可能になります。


弊社では、調査分析～戦略方針策定～RFP作成までスポットでご依頼いただいたり
ヒューリスティック評価やKGI/KPI設計を含めた包括的なサービスとしても提供しておりますので
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RFPの失敗例と、RFP作成を依頼するメリット

次に、RPFを自社で作成した際の失敗例とRFPの作成を外部へ依頼するメリットを紹介します。

CASE1

失敗例①

制作会社から提出された提案書や見積りが要件を満たしていない

原因

要件の取りまとめがうまくいかず、ベンダーにもうまく伝わらない。
そのためベンダーからは要件を満たすことのできない提案が上がってきてしまった。

RFP作成を依頼するメリット

経験豊富なスタッフによる十分なヒアリングから作成したRFPによって、ベンダーへの正確な情報提示を実現し、ベンダーの提案内容の品質向上することから、要件を満たす提案・見積を得やすくなります。

CASE2

失敗例②

提案を依頼した複数の制作会社からの提出物がバラバラで比較しにくい

原因

提出物に関する指示がうまく行えなかったため、各社がそれぞれに検討して資料を提出してきてしまった。
デザインを提出してきた企業や提出しない企業、見積りに含まれる項目、含まれない項目など様々となってしまった。

RFP作成を依頼するメリット

共通認識を持ちやすいRFPを作成することによって、比較しやすい提案を受けることが可能になります。ベンダーの選定基準（評価項目・評価基準）も明確にすることにより、最適なベンダーを選定しやすくなります。

CASE3

失敗例③

プロジェクト開始後に追加金額やスケジュールの遅延が度々発生する

原因

詳しい知識がなく、ベンダーの作業範囲や内容を明確にすることができなかったため、プロジェクトが進むにつれ要件が増えてしまった。

RFP作成を依頼するメリット

Webサイト、システムの要件、ベンダーの作業範囲やスケジュールが明確になるので、制作工程に入ってからのコスト増や納期遅延のリスクを低減することが可能になります。

このように、RFPはプロジェクトの成功、失敗に大きな影響を及ぼします。
担当者の手間も減り、プロジェクトが円滑に進みやすくなるRFPを作成するために、今後のWebサイト構築、システム開発においてはRFPの作成から依頼することを検討されてみてはいかがでしょうか。

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