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2019.12.26

IT活用で働き方改革 ~チャットツール編~

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最近ニュースで頻繁に「働き方改革」という言葉を耳にします。
2019年4月より働き方改革関連法が施行され、労働時間の客観的把握、残業時間上限の厳守、
年次有給休暇の年5日取得などが義務付けられるようになりました。
企業はより効率的に業務を遂行し、一層の労働時間管理と削減をすることが求められています。

労働人口の減少、ワークライフバランスの見直しなど働き方のあり方が問われる中、
短い時間で成果をあげるにはITツールの導入が欠かせなくなってくると言えるでしょう。

今回は時間や場所を選ばない働き方に欠かせないチャットツールをピックアップし、
どのようなメリットをもたらすのか具体的な例を見ていきましょう。

チャットツールで情報共有

営業から製造へなど部署間のコミュニケーションは日々行われている事だと思います。
しかし、IT化が進んだ今日でも社内の責任者の承認が必要だったり、電話やFAXでの報告が義務付けられているなど、
もう少しコミュニケーションは円滑にならないものかと感じる方も多いと思います。
そんな非効率なやり取りを削減するにはチャットツールの導入をおすすめします。

ある企業では営業マンの連絡手段はガラケーで、上司への報告や相談、
社内メールの確認は帰社後に行っており、それによって勤務時間が伸びていました。

そこで、チャットツールとスマートフォンを導入しました。
責任者を交えたグループトークによって、何か問題が発生した際には
速やかに指示が届くようになりました。
また営業と製造部門のグループでは技術的な相談を写真を送りあって確認したり、
部門の責任者同士でもグループを設け気軽にやり取りを行う習慣ができたそうです。

チャットツールの導入によって移動時間も有効活用できるようになり、
帰社してからの報告やメール対応が減り、結果として残業時間を大きく削減できたのです。

ビジネス向けチャットツール

ビジネスシーンで活用できるチャットツールは有料、無料のもの含めざっと20種類は存在します。
その中から、人気のあるものをいくつか挙げてみましょう。

  • Chatwork(チャットワーク)

グループチャットやタスク管理、ファイル共有、ビデオ通話/音声通話ができ、
セキュリティ水準の高さをアピールしていて、大企業や官公庁にも導入実績があるツールです。
公式サイト:http://www.chatwork.com/ja/

  • Slack(スラック)

ビデオ、音声通話も搭載している他、Google DriveやDropboxなどのフォルダ共有サービスやカレンダーなど、
1,000種類以上の外部機能と様々な連携ができるアメリカ産のチャットツールです。
公式サイト:https://slack.com/intl/ja-jp/

  • Tocaro(トカロ)

直感的に操作できるデザインを採用しており、チャットに馴染みが無い方でも使いやすいツールです。
ビデオ会議やコンタクト管理、横断検索などリアルタイムコミュニケーションに優れた基本機能が充実しています。
公式サイト:https://tocaro.im/

まとめ

ビジネスの現場の基本となる「ホウレンソウ」をスピーディーに行えるチャットツール。
メールと比較しても、時候のあいさつや署名など煩わしいマナーからは解放されますし、
メールのように埋もれてしまって見落としてしまうような事も少なくなるでしょう。
ビジネス向けのチャットツールは前述した通り既に様々ありますので、
使いやすいUI、スマホ対応の有無、タスク管理やビデオ会議の可否など機能面、
セキュリティ対策やストレージ容量など自社に合ったツールを見つけてみましょう。

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この記事の著者

鈴木 翔太

鈴木 翔太

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