プロジェクトの炎上を防ぐ！ベンダーにシステム開発を依頼する際の注意点

明確なプロジェクトゴールの設定

システム開発プロジェクトのゴールが明確でない場合、あるいは途中での変更を頻繁に行ってしまうと、そもそもベンダーに対して発注したい内容や目的を正確に伝えられないばかりか、社内のプロジェクトメンバー含めて認識が一致しないなど、様々な問題が起きてしまいます。

プロジェクトゴールには、スケジュールの観点（ビジネス要求としてそのシステムはいつリリースするのか・いつから運用が開始される必要があるのか）、システムが備える機能の観点（どのような機能が実装されているべきのか）はもちろんのこと、品質や予算なども含まれる必要があります。

適切なスケジュールの見積もり

外部ベンダーに発注する前提でプロジェクトを進める場合、委託できる安心感から楽観的なスケジュール設定を行ってしまう場合がありますが、プロジェクトの炎上原因となりやすい1つの要素です。プロジェクトの大部分を外部ベンダーに依頼する場合であっても、プロジェクトオーナーは発注側の企業であるため、全体の計画やスケジュールは現実的なものにしておく必要があります。

・タスクの全体像を把握する

タスクは細かく分解した上でスケジュールを作成しましょう。タスクの粒度が大きい状態でスケジュールを組むと精度が低下します。またベンダーに委託せず自社で行う部分についてもプロジェクト内のタスクであるため、スケジュールにきちんと組み込んでおく必要があります。

・バッファを設定する

信頼できる外部ベンダーに委託するとしても、プロジェクトが始まってからの不測の事態に備え、余裕を持ったスケジュールを検討しましょう。バッファを設定することでリリース期日までに調整できる幅を確保できます。

適切な要求定義書（RFP）の作成とオリエンテーション

外部ベンダーに発注する際は、何を開発してほしいのか正しく伝えることが重要となります。要件定義フェーズで委託先のベンダーに細かくヒアリングしてもらうことで精緻化できる部分もありますが、プロジェクトオーナーの立場として開発内容を曖昧なままスタートさせてしまうとプロジェクトが炎上するリスクが高まります。できるだけ情報の漏れがないRFPを作成しましょう。

・決まっていることと決まっていないことを明確にする

細かい仕様は要件定義フェーズで決めたいという事もあるかと思います。その場合は要求として何が決まっていて何が決まっていないのかを明確にし、RFPの中で伝えましょう。そうすることでベンダー側もその認識で適切な提案を出しやすくなります。

・ビジネス上の優先順位を整理する

ビジネス要求から考えれば、全ての機能を一度に揃える必要はないかもしれません。まず最小限の機能実装からスタートし、運用する中で追加していくというロードマップを描くこともできます。すべての要求を短納期で、とベンダーに伝えてしまうと予算をオーバーする提案が増えたり、ベンダー選定時の候補が著しく減ってしまい適切な外注先選定に支障が出る可能性があります。

・ベンダーとの質疑応答を行う

RFPを送付してあとは提案待ち、ということではなくRFPに関する質疑応答をベンダーと行うことが重要です。この機会によって技術の専門家であるベンダーからRFPをより精緻にするために有意義な質問が出る可能性がありますし、ベンダーのRFP理解度も深まります。いずれもプロジェクトを成功させ、炎上を防止する上で役に立つ可能性があります。

PMO支援を活用してプロジェクトを推進するのも1つの手法

株式会社マイクロウェーブでは、PMO支援サービスなどを通じてお客様が外部ベンダーに依頼するシステム開発プロジェクトを不安なく推進できるよう、お客様の側に立ってPMOとしてRFP作成やベンダー選定など多様なサポートを行っています。

• PMO（プロジェクトマネジメント支援）サービス