IT活用で働き方改革 ～コロナ禍で加速するテレワーク編～

本コラムは『IT活用で働き方改革』をテーマにしたコラムの第2弾です！
第1回のテーマ「IT活用で働き方改革 ～チャットツール編～」は
こちら→https://www.micro-wave.net/column/detail/it_chat_tools.html

テレワークのポイント

①まずは仕事ができる状態にすること！

作業スペースの確保、PC、Wi-Fi環境は整っているかという基本的な事はもちろんですが、必要書類が手元に無かったり、自宅のWi-Fiの通信速度が思っていた以上に遅いなどという事もあったりします。
また、セキュリティ対策から社外からのシステムへのアクセス制限がかけられていて仕事にならない事などもあります。
これは慎重になるべきですが、関連部門へ相談して解決できる場合もあります。

②チーム内のコミュニケーション方法を決める！

機密性の高い情報の取扱いには十分注意が必要になりますし、PCのセキュリティ対策も万全でなければなりません。
テレワーク時に使用するビジネスチャットツールやWeb会議ツールについてもどれを使用するか決めておきましょう。

1人で業務を行う事の多いテレワークですが、チャットツールで始業や終業の挨拶、業務上の確認、相談、Web会議ツールで顔が見れるミーティングやちょっとしたブレイク、オンライン飲み会なども良いかと思います。
社内だけでなく、取引先に直接訪問することも憚られる今は相手にWeb会議を提案しましょう。
ハードルが高い印象を持たれる方もいらっしゃるかと思いますが、想像以上に簡単です。

テレワークに使えるツールをご紹介

Slack（スラック）

ビデオ・音声通話も搭載している他、Google DriveやDropboxなどのフォルダ共有サービスやカレンダーなど、1,000種類以上の外部機能と様々な連携ができるアメリカ産のチャットツールです。

• Slack公式サイト （別窓で開く）

Zoom（ズーム）

多数の参加者を想定したWeb会議システムで場所や端末を問わずWeb会議が行えるサービスです。
ビジネスシーン以外でもオンライン飲み会で話題を集めました。

• Zoom公式サイト （別窓で開く）

他にも、Googleが提供するG suiteに内包されるWeb会議ツール「Google Meet」も安定性、セキュリティ面において優れると言われています。
ただし、こうしたWeb会議ツールの中には、会議用のURLなどが第三者に知られると会議に乱入されたりするものもありますので、マナーやルール、デメリットなどをよく理解した上で使用されると良いと思います。
また、コロナ禍の今、様々なツールベンダーが、テレワークを実施する企業を支援するため、ツールの無償提供を積極的に行っているので是非検索してみてください。

まとめ

テレワーク推奨により在宅勤務することで、通勤時間が無くなる、満員電車のストレスから解放される、1人で集中できるといったメリットは実施前からなんとなく想像できると思います。
しかし、実際行ってみると、自宅だと仕事のスイッチがなかなか入らない、だけど成果物を求められるので不安だ、チャットだけで意思疎通できるのか、なんだか腰が痛い・・・などなど、コロナ禍で疲れも相まって精神的にまいってしまう恐れもあります。
そんな時は、自宅でネクタイを締めてスーツを着る必要はないと思いますが、作業を開始する前には、出社する時のように着替えて身だしなみも整えて、相談したい時はチャットだけでなくWeb会議ツールも活用するといいかもしれません。
今は換気も大切なので、フレッシュな空気を吸ってストレッチをしましょう。

顔が見えないからこそ不安になるというのは大いにあると思います。
相手を思いやる想像力がひょっとするとテレワークの一番のポイントかもしれません。

最後に、この度の新型コロナウイルスに感染された患者様に心よりお見舞い申し上げます。
ライフラインの維持や医療活動に従事されている皆様の安全と1日も早い収束をお祈り申し上げます。